Datenschutzerklärung

Ihre Privatsphäre und der Schutz Ihrer Daten sind uns sehr wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie umfangreich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website [www.humboldt-service.de].

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen vor allem Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Identität ermöglichen, beispielsweise Ihre Kontaktdaten oder Bewerbungsunterlagen. Aber auch bestimmte Kennungen wie Ihre IP-Adresse oder die Geräte-ID Ihres genutzten Endgerätes gehören zu personenbezogenen Daten.

Neben dieser Datenschutzerklärung für unsere Website, haben wir auch eine gesonderte Datenschutzerklärung für unser auf dieser Website eingebundenes Karriereportal, die Sie unter www.humboldt-sevice.jobs.personio.de einsehen können.

Ansprechpartnerin und sogenannte Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Besuch dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die

Humboldt Forum Service GmbH
vertreten durch die Geschäftsführung
Spreeufer 5
10178 Berlin

E-Mail: datenschutz@humboldt-service.de

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website sowie der durch uns erfolgenden Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit auch an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.

Diese ist unter obiger postalischer Adresse sowie unter der E-Mail-Adresse datenschutz@humboldt-servie.de (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragte“) erreichbar.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserer Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten Sie daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme.

3.1 Aufruf unserer Website / Verbindungsdaten

Bei jeder Nutzung unserer Website verarbeiten wir Verbindungsdaten, die Ihr Browser automatisch übermittelt, um Ihnen den Besuch der Website zu ermöglichen. Diese Verbindungsdaten umfassen die sog. HTTP-Header-Informationen, einschließlich des User-Agents, und beinhalten insbesondere:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts;
• Methode (z.B. GET, POST), Datum und Uhrzeit der Anfrage;
• Adresse der angefragten Website und Pfad der angefragten Datei;
• die zuvor aufgerufene Website/Datei (HTTP-Referer);
• Angaben über den verwendeten Browser und das Betriebssystem;
• Version des HTTP-Protokolls, HTTP-Statuscode, Größe der ausgelieferten Datei;
• Anfrageinformationen wie Sprache, Art des Inhalts, Kodierung des Inhalts, Zeichensätze;
• auf dem Endgerät gespeicherte Cookies der aufgerufenen Domain.

Die Datenverarbeitung dieser Verbindungsdaten ist unbedingt erforderlich, um den Besuch der Website zu ermöglichen, die dauerhafte Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten sowie um unsere Website allgemein administrativ zu pflegen. Die Verbindungsdaten werden zudem zu den zuvor beschriebenen Zwecken zeitweise und inhaltlich auf das Nötigste beschränkt in internen Logfiles gespeichert, um etwa im Falle von wiederholten oder in krimineller Absicht erfolgenden Aufrufen, welche die Stabilität und Sicherheit unserer Website gefährden, die Ursache hierfür zu finden und dagegen vorzugehen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern der Seitenaufruf im Zuge der Anbahnung oder der Durchführung eines Vertrags geschieht (z. B. im Rahmen Ihres Interesses als Bewerber*in), und im Übrigen Art.  6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Ermöglichung des Websitenaufrufes sowie dauerhaften Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Systeme.

Diese Website wird von unserem Dienstleister STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin gehostet. Der Hoster empfängt die oben genannten Daten als Auftragsverarbeiter. Wir haben mit dem Hoster einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag i. S. d. Art. 28 DSGVO geschlossen.

3.2 Kontaktaufnahme

Sie haben die Möglichkeit mit uns per E-Mail in Kontakt zu treten. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich zum Zwecke der Kommunikation mit Ihnen.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage oder zur Anbahnung bzw. Durchführung eines Vertrags benötigt werden (z. B. im Rahmen Ihrer Bewerbung), und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, dass Sie mit uns Kontakt aufnehmen und wir Ihre Anfrage beantworten können.

Die bei der Kontaktaufnahme von uns erhobenen Daten werden nach vollständiger Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, es sei denn, wir benötigen Ihre Anfrage noch zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten.

3.3 Ihre Bewerbung / Karriereportal

Sie können sich bei uns über unser Karriereportal des Anbieters Personio (SE & Co. KG Seidlstraße 3 80335 München, Deutschland) unter www.humboldt-sevice.jobs.personio.de auf offene Stellen bewerben. Zweck der Datenerhebung ist die Auswahl von Bewerber*innen zur möglichen Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Wir verweisen für weitere Informationen diesbezüglich auf unsere unter www. www.humboldt-sevice.jobs.personio.de zur Verfügung gestellten Datenschutzhinweise für Bewerber*innen.

3.4 Hinweisgebersystem (Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz)

Um Meldung von Regelverletzungen und Gesetzesverstößen ermöglichen und gemeldete Fälle rechtssicher und effektiv bearbeiten zu können, stellen wir ein Hinweisgebersystem (LegalTegrity des Anbieters LegalTegrity GmbH (Platz der Einheit 2, 60327 Frankfurt am Main)) zur Verfügung, erreichbar unter
https://app.whistle-report.com/report/2be04b62-8cdf-47d7-9780-9f92d873526c.

Sie finden hier die Datenschutzhinwiese zur Datenverarbeitung durch LegalTegrity.

3.5 Verlinkung zu Google Maps (externer Link)

Wir verlinken auf unserer Website auf den Kartendienst Google Maps, der für Personen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz von der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland und für alle übrigen Personen von der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (zusammen „Google“) angeboten wird. Zweck der Verlinkung ist es, Ihnen eine komfortable Routenplanung bzw. das Auffinden unseres Standorts zu ermöglichen. Eine direkte Einbindung der Karte in unsere Website erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage für die Verlinkung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer anschaulichen Website.

Wenn Sie den Link anklicken, werden Sie über einen neuen Tab auf die Website von Google weitergeleitet. Dabei kann Google insbesondere Ihre IP-Adresse sowie ggf. weitere technische Informationen (z. B. Referrer-URL, Browser- / Geräteinformationen) verarbeiten. Für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten auf der verlinkten Seite ist Google verantwortlich. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

3.6 Einbindung von YouTube-Videos

Zur Zeit nicht vorgesehen.

Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn hierfür im konkreten Fall eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt, insbesondere wenn:

• Sie nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben;
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer Interessen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben;
• wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind, insbesondere wenn dies aufgrund von verbindlichen Vorgaben (z.B. im Rahmen der Steuerprüfung durch die Finanzbehörden), behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist;

oder

• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden (z. B. IT-Dienstleistungsunternehmen). Die Dienstleister*innen wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen und werden von uns regelmäßig kontrolliert.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf möglicherweise an einen weiteren Empfängerkreis, die Ihre personenbezogenen Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (z. B. Postdienstleistungsunternehmen, Kreditinstitute, Steuerberater*innen und Rechtsanwaltskanzleien, öffentliche Stellen wie Behörden).

Wir setzen gegebenenfalls Dienste ein, deren Anbieter teilweise in sogenannten Drittländern (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) sitzen oder dorthin personenbezogene Daten übermitteln, also Ländern, deren Datenschutzniveau nicht dem der Europäischen Union entspricht.

Sofern ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) für diese Länder vorliegt, stützen wir die Datenübermittlung auf diesen (u. a. Schweiz und Vereinigtes Königreich). Im Falle der USA gilt das nur, soweit sich US-Empfänger*innen für das EU-US Data Privacy Framework zertifiziert haben.

Soweit für das entsprechende Land kein Angemessenheitsbeschluss erlassen wurde, haben wir entsprechende Vorkehrungen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau für etwaige Datenübertragungen zu gewährleisten. Hierzu zählen u.a. die Standardvertragsklauseln der Europäischen Union oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Art. 46 DSGVO). Wo dies nicht möglich ist, stützen wir die Datenübermittlung auf Ausnahmen des Art. 49 DSGVO, insbesondere Ihre ausdrückliche Einwilligung oder die Erforderlichkeit der Übermittlung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Sofern eine Drittstaatenübermittlung vorgesehen ist und kein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien vorliegen, ist es möglich und besteht das Risiko, dass Behörden im jeweiligen Drittland (z. B. Geheimdienste) Zugriff auf die übermittelten Daten erlangen können, um diese zu erfassen und zu analysieren, und dass eine Durchsetzbarkeit Ihrer Betroffenenrechte nicht gewährleistet werden kann. Im Falle der Einholung Ihrer ausdrücklichen Einwilligung werden Sie hierüber ebenfalls informiert.

Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie zur Erfüllung der Zwecke erforderlich, zu denen wir die Daten erhoben haben. Danach löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen die Daten noch bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist, zu Beweiszwecken für zivilrechtliche Ansprüche, wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder es besteht im konkreten Einzelfall eine sonstige datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die fortdauernde Verarbeitung Ihrer Daten.

Zu Beweiszwecken müssen wir insbesondere Vertragsdaten noch drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Geschäftsbeziehungen mit Ihnen enden, aufbewahren. Etwaige Ansprüche verjähren nach der gesetzlichen Regelverjährungsfrist (§§ 199, 195 BGB) frühestens zu diesem Zeitpunkt.

Auch danach müssen wir Ihre Daten teilweise noch aus u. a. arbeitsrechtlichen, buchhalterischen, steuerrechtlichen oder handels- und gesellschaftsrechtlichen Gründen speichern. Wir sind dazu wegen gesetzlicher Dokumentationspflichten verpflichtet, die sich beispielsweise aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung ergeben können. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung von Unterlagen betragen zwei bis zehn Jahre.

7.1 Übersicht Ihrer Rechte

Ihnen stehen jederzeit bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die in den Art. 7 Abs. 3, Art. 15 – 22 DSGVO formulierten Betroffenenrechte zu:

• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 21 DSGVO);
• Recht auf Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung Ihrer bei uns unrichtig gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Beschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 20 DSGVO);
• Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die rechtliche Wirkung entfaltet oder in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, gegebenenfalls einschließlich des Rechts auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung (Art. 22 DSGVO).

Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Sofern die jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen vorliegen, werden wir Ihrem Datenschutzbegehren entsprechen.

Ihre Anfragen zur Geltendmachung von Datenschutzrechten und unsere Antworten darauf werden zu Dokumentationszwecken für die Dauer von bis zu drei Jahren und im Einzelfall bei gegebenem Anlass zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch darüber hinaus aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem berechtigten Interesse an der Verteidigung gegen etwaige zivilrechtliche Ansprüche nach Art. 82 DSGVO, der Vermeidung von Bußgeldern nach Art. 83 DSGVO sowie der Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Sie haben schließlich das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). In Berlin, unserem Sitz, ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin.

7.2 Recht auf Widerruf und Widerspruch

Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Allgemeiner Widerspruch: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, können Sie jederzeit der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Geltendmachung Ihrer Rechte
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

Eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten besteht grundsätzlich nicht.

Soweit die Bereitstellung Ihrer Daten etwa zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, sind entsprechende Eingabefelder mittels Stern („*“) als Pflichtangaben markiert. In diesem Fall kann ohne diese bereitgestellten Daten u. a. das Bewerbungsverfahren nicht durchgeführt werden.

Übrige, nicht als Pflichtfelder markierte Angaben sind hingegen freiwillig. Die Eingabe solcher Daten ist dann nicht erforderlich und hat keinen Einfluss u. a. auf die Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigender Wirkung findet durch uns nicht statt.

Gelegentlich aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung, beispielsweise wenn wir unsere Website anpassen oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern.